เงินห้อง

เหมาะสำหรับใคร

• เหมาะสำหรับครูประจำชั้น ครูที่ปรึกษา หรือครูผู้รับผิดชอบงานดูแลนักเรียน

ทำอะไรได้บ้าง

• เปิดกองพร้อมยอดตั้งต้นและดูยอดคงเหลือ รายรับ รายจ่าย และกราฟกระแสเงิน
• สร้างรายการเก็บเงินทั่วไป รายสัปดาห์ หรือกิจกรรมพิเศษ และติดตามการชำระรายคน
• บันทึกรายรับอื่น ค่าใช้จ่าย การกลับรายการ และดูผู้บันทึกกับยอดหลังรายการ
• เชิญนักเรียนเป็นผู้จัดการกองและส่งออก ledger, collections หรือ payments เป็น CSV/XLSX

ต้องเตรียมอะไร

• ครูต้องมีสิทธิ์ดูแลรุ่นและใช้แพ็ก Pro เพื่อเปิดกองใหม่
• กำหนดผู้รับผิดชอบ หลักฐาน หมวดรายการ และกระบวนการตรวจยอดก่อนใช้เงินจริง

ข้อมูลและสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง

• จัดเก็บรายการทางการเงินระดับกิจกรรมหรือห้องเรียน จึงควรมีผู้รับผิดชอบและหลักฐานตรวจสอบ
• จำกัดสิทธิ์ผู้แก้ไข ตรวจยอดคงเหลือ และส่งออกสำรองตามนโยบายของโรงเรียน
• อ่านหรือแก้ข้อมูลนักเรียนและการสังกัดห้องตามสิทธิ์ ควรเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการศึกษา
• ใช้เลขประจำตัวหรือคีย์ที่เชื่อถือได้เมื่อตรวจข้อมูลซ้ำ และหลีกเลี่ยงการใช้ชื่อเพียงอย่างเดียว

เชื่อมโยงกับอะไร

• กองผูกกับรุ่น ไม่ได้สิ้นสุดพร้อมเทอม และสมาชิกมาจากรายชื่อรุ่น
• ผู้จัดการนักเรียนทำงานผ่านพอร์ทัลเฉพาะกองที่ตอบรับคำเชิญ

ขั้นตอนการใช้งาน

1. 1เปิดเมนูห้องที่ปรึกษาในเทอม แล้วเลือก “เงินห้อง” บนการ์ดห้องที่ดูแล กองเงินจะอยู่กับรุ่นเดิมและต่อเนื่องข้ามทุกเทอม
2. 2เปิดกองเงินและใส่ยอดตั้งต้นได้ หากห้องมีเงินสดเดิมอยู่แล้ว
3. 3สร้างรายการเก็บเงินแบบรายสัปดาห์ ทั่วไป หรือกิจกรรมพิเศษ กำหนดจำนวนต่อคนและวันครบกำหนดได้
4. 4เปิดรายละเอียดรายการเพื่อค้นหา กรองสถานะ และติ๊กนักเรียนที่ต้องการบันทึกรับเงินทีละคนหรือหลายคน
5. 5บันทึกรายรับอื่นหรือค่าใช้จ่าย เลือกหมวดมาตรฐานหรือเพิ่มหมวดของห้องเอง และกดแต่ละรายการเพื่อดูรายละเอียดย้อนหลัง
6. 6เชิญหัวหน้าห้องหรือเหรัญญิกมาช่วยได้หลายคน และส่งออกบัญชีกับสถานะการชำระเป็น CSV หรือ Excel ได้ทุกเมื่อ

เคล็ดลับ

• ทำซ้ำรายการรายสัปดาห์เพื่อกรอกข้อมูลเดิมและเลื่อนวันครบกำหนดไปอีก 7 วันได้ทันที
• ใช้กราฟบนแดชบอร์ดกรองช่วงเวลาและประเภทรายการ เพื่อดูแนวโน้มเงินเข้า–ออกโดยไม่ต้องไล่อ่านทุกแถว
• หลังเชิญเหรัญญิกแล้ว ครูยังจัดการทุกอย่างได้เสมอและยกเลิกสิทธิ์ได้ทุกเวลา

ข้อควรระวัง

• เฉพาะครูที่ปรึกษาเท่านั้นที่เปิดและจัดการเงินห้องได้ และการเปิดกองใหม่ต้องใช้แพ็กเกจ Pro ขึ้นไป
• จบภาคเรียนไม่ได้หมายถึงปิดกองเงิน ให้ปิดเมื่อรุ่นสิ้นสุดและเคลียร์เงินคงเหลือเป็นศูนย์แล้วเท่านั้น
• เหรัญญิกเห็นเฉพาะกองเงินที่ได้รับเชิญ นักเรียนทั่วไปและผู้ปกครองจะไม่เห็นข้อมูลการเงินของห้อง

ขอบเขตและข้อจำกัด

• เป็นสมุดกิจกรรม ไม่ใช่บัญชีธนาคารหรือระบบบัญชีเต็มรูปแบบ
• เมื่อแพ็กหมดอายุหรือรุ่นจบ ระบบอาจเข้าสู่ wind-down ที่ให้อ่าน เคลียร์ยอด และส่งออก แต่ไม่สร้างงานใหม่

การแก้ปัญหา

• ถ้าเปิดหน้าได้แต่แก้ไขไม่ได้ ให้ตรวจบทบาท สิทธิ์ และขอบเขตห้องหรือวิชาที่ได้รับมอบหมาย
• ถ้าปุ่มหรือรายการยังไม่แสดง ให้ย้อนตรวจข้อมูลตั้งต้นที่ฟีเจอร์ต้องใช้ เช่น เทอม ห้อง วิชา นักเรียน หรือการมอบหมายงานสอน
• ถ้าส่งออกไม่ครบ ให้ตรวจตัวกรอง เทอม ช่วงวันที่ สิทธิ์แพ็กเกจ และข้อมูลต้นทางก่อนสร้างไฟล์ใหม่
• ก่อนลบ ย้าย หรือยืนยันงานจำนวนมาก ให้ตรวจตัวอย่าง จำนวนรายการ และข้อมูลสำรอง เพราะบางการกระทำย้อนกลับไม่ได้
• ถ้าสิทธิ์ยังไม่อัปเดตหลังชำระเงิน ให้ตรวจสถานะรายการ รอสัญญาณยืนยันจากผู้ให้บริการ และรีเฟรชหน้าบิล

บทความที่เกี่ยวข้อง