ออกเอกสารราชการ (ปพ.5 / ปพ.6)

เหมาะสำหรับใคร

• เหมาะสำหรับธุรการหรือผู้ดูแลข้อมูลกลางของโรงเรียนที่ได้รับสิทธิ์ในคอนโซลโรงเรียน

ทำอะไรได้บ้าง

• เลือกเทอมและดูหน่วยวิชา×ห้องที่ครูส่งผลแล้ว
• สร้าง ปพ.5 เฉพาะ submission คะแนนที่ล็อกแล้ว
• ดูจำนวนวิชาที่ล็อกต่อห้องและสร้าง ปพ.6 เมื่อมีข้อมูลพร้อม
• แสดงสถานะตีกลับหรือยังไม่ล็อกแทนการให้ดาวน์โหลดข้อมูลที่ยังไม่พร้อม

ต้องเตรียมอะไร

• ต้องมีเทอม งานสอน คะแนนที่ครูตัดและส่ง และ submission ที่ผ่าน workflow ตามประเภทเอกสาร
• ตรวจชื่อวิชา ห้อง ครู และจำนวนวิชาที่ล็อกก่อนสร้างไฟล์

ข้อมูลและสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง

• การเปลี่ยนแปลงมีผลกับข้อมูลกลางของโรงเรียนและอาจกระทบครูหลายคน จึงต้องใช้บทบาทที่ได้รับอนุญาต
• งานสำคัญควรตรวจตัวอย่าง ผลกระทบ และบันทึกตรวจสอบก่อนยืนยัน
• สร้างหรือแก้รายการประเมิน คะแนน สถานะส่งงาน และสถานะประกาศตามขอบเขตการสอนของครู
• การบันทึกคะแนนไม่เท่ากับการประกาศผล และการเปลี่ยนสูตรอาจเปลี่ยนผลรวมทั้งห้อง
• เอกสารที่สร้างอาจรวมข้อมูลนักเรียน คะแนน หรือการเข้าเรียนตาม token และสิทธิ์ที่เลือก
• ตรวจตัวอย่างและผู้รับก่อนดาวน์โหลด พิมพ์ หรือส่งต่อเอกสารทุกครั้ง
• อ่านหรือแก้ข้อมูลนักเรียนและการสังกัดห้องตามสิทธิ์ ควรเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการศึกษา
• ใช้เลขประจำตัวหรือคีย์ที่เชื่อถือได้เมื่อตรวจข้อมูลซ้ำ และหลีกเลี่ยงการใช้ชื่อเพียงอย่างเดียว

เชื่อมโยงกับอะไร

• อ่าน snapshot จากหน้าการส่งผล ไม่อ่านคะแนนสดที่ครูกำลังแก้
• สถานะล็อก การตีกลับ และเวอร์ชันอยู่ภายใต้ workflow การส่งผล

ขั้นตอนการใช้งาน

1. 1เปิดเมนู "เอกสารราชการ" จาก Sidebar (ต้องมีปีการศึกษาอย่างน้อย 1 ภาคเรียนในระบบก่อน) แล้วเลือกภาคเรียนที่ต้องการจากแถบด้านบน — ค่าเริ่มต้นคือภาคเรียนปัจจุบัน
2. 2ดูรายการ "ปพ.5 รายวิชา" — แต่ละแถวคือ 1 วิชาที่สอนในห้องหนึ่ง ถ้าครูส่งคะแนนวิชานั้นแล้ว (ล็อกแล้ว) จะมีปุ่ม "ออก ปพ.5 (PDF)" ให้กด ถ้ายังไม่ส่งจะเห็นป้ายเทา "ครูยังไม่ส่ง" แทน
3. 3กด "ออก ปพ.5 (PDF)" ที่แถววิชา/ห้องที่ต้องการ — ไฟล์ PDF ดาวน์โหลดทันที มีคะแนนรายชิ้นงาน คะแนนรวม เกรด และสรุปเวลาเรียนของห้องนั้น
4. 4เลื่อนลงมาที่ "ปพ.6 รายบุคคล" — จัดกลุ่มตามห้อง ไม่ใช่ตามวิชา แต่ละห้องบอกสัดส่วน "ส่งแล้ว x/y วิชา"
5. 5กด "ออก ปพ.6 ทั้งห้อง (PDF)" เมื่อพร้อม — ระบบสร้างรายงาน 1 หน้า/นักเรียน รวมเกรดทุกวิชาที่ส่งและล็อกแล้ว พร้อม GPAX และสรุปเวลาเรียน
6. 6ก่อนออกเอกสารจริงเสมอ ให้ตรวจสัดส่วน "ส่งแล้ว x/y วิชา" ให้ครบ (x เท่ากับ y) ก่อน — ถ้ายังไม่ครบ วิชาที่ขาดจะไม่ปรากฏในเอกสารและ GPAX จะคิดจากวิชาที่มีอยู่เท่านั้น
7. 7ถ้าครูส่งข้อมูลผิด ให้ประสานครูเจ้าของวิชาที่เมนู "งานที่ครูส่ง" เพื่อ "ส่งกลับให้แก้" — แถวจะเปลี่ยนเป็นป้ายเหลือง "ส่งกลับให้แก้" แทนปุ่มออกเอกสาร จนกว่าครูจะส่งใหม่
8. 8ก่อนออกเอกสารชุดแรก ตรวจข้อมูลหัวเอกสาร (โลโก้ ชื่อโรงเรียน สังกัด ผู้อำนวยการ) ให้ครบที่เมนู "ตั้งค่า" ส่วน "ข้อมูลโรงเรียน" เพราะข้อมูลชุดนี้จะโชว์บนทุกฉบับที่ออกจากหน้านี้

เคล็ดลับ

• เอกสารสร้างสดทุกครั้งที่กด ไม่ใช่ไฟล์ที่บันทึกไว้ล่วงหน้า — ถ้าครูส่งเวอร์ชันใหม่มาแทน กดออกใหม่ได้เรื่อย ๆ ตัวเลขจะอัปเดตตามล่าสุดเสมอ
• ทุกครั้งที่ออกเอกสารจากหน้านี้ ระบบบันทึกลง "บันทึกการทำงาน" อัตโนมัติ (ใครออก เอกสารอะไร ห้อง/วิชาไหน เมื่อไหร่) ตรวจย้อนหลังได้หากมีข้อสงสัยภายหลัง
• ใช้แถบเลือกภาคเรียนด้านบนสลับดูภาคเรียนก่อนหน้าได้ — เผื่อกรณีต้องออก ปพ.5/6 ย้อนหลังให้นักเรียนที่ย้ายออกกลางเทอม
• ปพ.5 = รายงานผลรายวิชา ออกทีละวิชา/ห้อง ส่วน ปพ.6 = สรุปผลรายคนรวมทุกวิชา ออกทีละห้อง เลือกให้ตรงกับที่หน่วยงานขอ

ข้อควรระวัง

• ถ้าครูยังไม่ส่งคะแนน (หรือยังไม่ล็อก) ธุรการออกเอกสารวิชานั้นไม่ได้เลย ปุ่มจะหายไปเหลือแค่ป้าย "ครูยังไม่ส่ง" — ไม่ใช่บั๊ก ต้องรอครูส่งก่อนเสมอเพื่อยืนยันข้อมูลจากเจ้าของวิชา
• ปพ.6 ที่ห้องยังส่งไม่ครบทุกวิชา (x น้อยกว่า y) ก็ยังกดออกได้ แต่รายงานจะขาดวิชาที่ยังไม่ส่งไปเงียบ ๆ — อย่าออกเอกสารตัวจริงให้จนกว่า x จะเท่ากับ y เว้นแต่ตั้งใจออกฉบับชั่วคราว
• งานที่ "ส่งกลับให้แก้" จะออกเอกสารไม่ได้จนกว่าครูจะแก้และส่งใหม่ — อย่าไปแก้คะแนนแทนครูเอง เพราะบันทึกการสอนเป็นของครูผู้สอนเสมอ
• ถ้ายังไม่กรอก "ข้อมูลโรงเรียน" (โลโก้ ผู้อำนวยการ) เอกสารยังออกได้ แต่หัวกระดาษ/ช่องลงนามจะว่าง — ตั้งค่าให้ครบก่อนใช้เป็นเอกสารทางการจริง

ขอบเขตและข้อจำกัด

• หน้านี้ไม่ใช่คลังเทมเพลตเอกสารทั่วไปของโรงเรียน
• ยังสร้างเอกสารไม่ได้เมื่อไม่มี submission ที่ล็อกหรือห้องไม่มีวิชาพร้อม

การแก้ปัญหา

• ถ้าเปิดหน้าได้แต่แก้ไขไม่ได้ ให้ตรวจบทบาท สิทธิ์ และขอบเขตห้องหรือวิชาที่ได้รับมอบหมาย
• ถ้าปุ่มหรือรายการยังไม่แสดง ให้ย้อนตรวจข้อมูลตั้งต้นที่ฟีเจอร์ต้องใช้ เช่น เทอม ห้อง วิชา นักเรียน หรือการมอบหมายงานสอน
• ถ้าส่งออกไม่ครบ ให้ตรวจตัวกรอง เทอม ช่วงวันที่ สิทธิ์แพ็กเกจ และข้อมูลต้นทางก่อนสร้างไฟล์ใหม่
• ถ้าข้อมูลดูเหมือนหาย ให้ตรวจพื้นที่ทำงาน โรงเรียน และเทอมที่กำลังใช้อยู่ก่อน เพราะข้อมูลหลายส่วนแยกตามบริบท
• ถ้าหน้ายังค้างหรือข้อมูลไม่อัปเดต ให้บันทึกงานก่อน รีเฟรชหน้า และเข้าสู่ระบบใหม่เมื่อ session หมดอายุ

บทความที่เกี่ยวข้อง